Gun je nu inclusief of exclusief BTW?
In het KB Plaatsing worden de spelregels vastgelegd voor de raming van de opdracht, of ze nu klein of groot is. Maar hoe interpreteer je dan de zin “wanneer de belasting over de toegevoegde waarde een kost met zich meebrengt voor de aanbestedende overheid, gebeurt de evaluatie van de offertebedragen met inbegrip van de belasting over de toegevoegde waarde” uit art. 29 van het KB Plaatsing?
We proberen wat klaarheid te brengen in de jungle van artikels.
Op welke plaatsingsprocedures is dit van toepassing?
De vraag die we moeten benaderen, is hoe we de waarde berekenen van een overeenkomst, niet op welke plaatsingsprocedure dit van toepassing is. Zijn de regels voor de berekening enkel van toepassing op plaatsingsprocedures boven de Belgische en Europese publicatiedrempel? Wat met de “aanvaarde factuur” en de onderhandelingsprocedure zonder voorafgaande bekendmaking met een limiet tot 139.000,00 euro?
De “aanvaarde factuur” of art. 92 van de Wet
Art. 92 is onderworpen aan Titel 1 van de Wet van 17 juni 2016 inzake overheidsopdrachten (verder “de Wet”). Onder deze Titel 1 valt het art. 16 raming van de waarde van de opdracht. Eenvoudiger kan het niet gesteld worden. Op dus naar artikel 16 van de Wet, wat zegt dat?
Raming van de waarde van de opdracht
We lezen art. 16, Raming van de waarde van de opdracht[1] van de Wet, waar ons eerst wordt gemeld dat de Koning verdere regels zal bepalen, lees: “zie het Koninklijk besluit van 18 april 2017 plaatsing overheidsopdrachten in de klassieke sectoren” (verder “KB Plaatsing”). We vinden het vervolgverhaal in het KB Plaatsing onder Hoofdstuk 2. Raming van het bedrag van de opdracht, art. 6[2] en 7[3].
Ten tweede wordt er in art. 16 van de Wet gespecificeerd dat “elk bedrag in onderhavige wet begrepen [moet] worden als een bedrag zonder belasting op de toegevoegde waarde”. Hier wordt dus voor een eerste keer melding gemaakt van de belasting op de toegevoegde waarde (verder “BTW”).
Duidelijkere spelregels in KB Plaatsing?
In art. 6 KB Plaatsing wordt duidelijk gesteld dat de raming die we in het begin van de opdracht opstellen, bepalend is voor de rest van de procedure.
Dus ongeacht of het gaat over een “aanvaarde factuur”-plaatsingsprocedure, een onderhandelingsprocedure zonder voorafgaande bekendmaking of grote infrastructuurwerken, wat we in het begin bepalen als totale waarde van de opdracht gaat ons verder leiden.
Art. 7 KB Plaatsing vertelt ons met wat we allemaal rekening moeten houden om deze raming op te stellen.
§1 van dit artikel somt de verscheidene elementen op waar we onder andere rekening mee moeten houden, en verduidelijkt dat dit voor “… de duur en de totale waarde van de opdracht [is]…”.
§2 maakt ons duidelijk dat de raming voor de gehele aanbestedende overheid/organisatie moet zijn, en niet eenheid per eenheid, tenzij deze uitdrukkelijk over eigen beslissingsrecht en budget beschikt.
§3 stipuleert uitdrukkelijk dat “De keuze van de methode voor de berekening van de geraamde waarde van een overheidsopdracht mag niet bedoeld zijn om de opdracht aan de bekendmakingsregels te onttrekken. Een overheidsopdracht mag evenmin worden gesplitst om de opdracht aan de bekendmakingsregels te onttrekken, tenzij objectieve redenen dit rechtvaardigen”. Het is duidelijk: een “salami” (in schijfjes) mag absoluut niet.
Bijvoorbeeld een aanbestedende overheid plaatst regelmatig bestellingen bij verschillende busvervoermaatschappijen. De ene keer bij firma A, de andere keer bij firma B, naargelang de beschikbaarheid bij de maatschappijen. Het voorwerp van de overheidsopdracht (“busvervoer van personen”) mag men niet in verschillende opdrachten splitsen (bijvoorbeeld eenmaal voor personeelsvervoer en eenmaal voor een evenement voor de Raad van Bestuur) daar het doel van de opdracht (het voorwerp) hetzelfde blijft, namelijk vervoer van personen. We moeten deze opdracht ramen over de gehele duur, bij voorbeeld een jaar. Raamovereenkomsten met een of meerdere deelnemers zijn hiervoor het geschikte middel.
In §4 lezen we dat de raming “geldig” moet zijn op het “tijdstip waarop de aankondiging van opdracht wordt verzonden [e-Notification] of, in gevallen waarin niet in een dergelijke aankondiging is voorzien, op het tijdstip waarop de plaatsingsprocedure voor de aanbestedende overheid aanvangt, bijvoorbeeld, op het tijdstip waarop de opdrachtdocumenten worden verzonden”. Deze laatste bijzin duidt duidelijk op het gebruik van de onderhandelingsprocedure zonder voorafgaande bekendmaking, waarbij men de opdracht niet via de Freemarket-module van e-Notification “publiek” heeft gemaakt.
§5 verduidelijkt hoe de waarde van een raamovereenkomst en een dynamisch aankoopsysteem moet berekend worden. Bij deze technieken wordt uitgegaan van de geraamde maximale waarde, exclusief belasting over de toegevoegde waarde, van alle voor de totale duur van de raamovereenkomst of het dynamisch aankoopsysteem voorgenomen opdrachten. Ook hier vermeldt men dat de bedragen “exclusief BTW” zijn.
De berekening van de waarde van een opdracht via het innovatiepartnerschap wordt in §6 verduidelijkt.
Voor werken wordt er in §7 toegelicht dat “… bij de berekening van de geraamde waarde, de kost van de werken in aanmerking genomen, alsmede de geraamde totale waarde van de leveringen en diensten die door de aanbestedende overheid ter beschikking van de opdrachtnemer zijn gesteld indien deze nodig zijn voor de uitvoering van de werken.” Dus lever je zelf ook materiaal aan als aanbestedende overheid, dan moet je de waarde van dit materiaal meetellen.
Voor leveringen of voor diensten die met een zekere regelmaat worden verleend of die bestemd zijn om binnen een bepaalde termijn te worden hernieuwd (in de volksmond “een afroepcontract”), bekijken we ofwel de historische gegevens van het vorige boekjaar met de mogelijke correcties voor de verwachte wijzigingen in hoeveelheid (§9, 1°) of de totale geraamde waarde van de opeenvolgende opdrachten die geplaatst worden gedurende de twaalf maanden volgend op de eerste levering (§9, 2°).
De raming van opdrachten voor diensten omvat de totale vergoeding van de dienstverlener, stipuleert §10. Voor verzekeringsdiensten, bankdiensten en andere financiële diensten en ontwerpopdrachten worden de verschillende vormen van vergoedingen opgesomd. Het is duidelijk: alle mogelijke kosten moeten mee opgeteld worden.
Ten laatste wordt in §11 de berekening vermeld voor de diensten waarvoor geen totale prijs is vermeld. Ook dit zijn de mogelijke “afroepcontracten”, bijvoorbeeld voor consultancy en opleidingen. Bij opdrachten met een vaste looptijd die gelijk is aan of korter is dan achtenveertig maanden, wordt de totale waarde voor de gehele looptijd in acht genomen. Bij opdrachten voor onbepaalde tijd of waarvan de looptijd langer is dan achtenveertig maanden, wordt de maandelijkse waarde vermenigvuldigd met achtenveertig.
Wat met art. 29 van het KB Plaatsing?
Eveneens vestigen wij uw aandacht op art. 29 van het KB Plaatsing, en dan vooral op het derde lid[4]: “Wanneer de belasting over de toegevoegde waarde een kost met zich meebrengt voor de aanbestedende overheid, gebeurt de evaluatie van de offertebedragen met inbegrip van de belasting over de toegevoegde waarde”. Deze zin werd toegevoegd via het Multi-KB van 15 april 2018 en ontsnapt soms toch nog aan de aandacht.
Hier wordt duidelijk gesteld dat, als de BTW een kost is voor de aanbestedende overheid, zij hiermee rekening dient te houden en deze mee dient op te nemen in haar raming en in het gegunde offertebedrag. Doet ze dit niet zoals een goede huisvader, dan kan ze de drempelbedragen misschien overschrijden die zijn opgenomen in de wetgeving.
In de plaatsingsprocedures waarbij specifieke drempels van toepassing zijn, wordt er immers altijd vermeld “wanneer de goed te keuren uitgave bedoeld in artikel XX van de wet, lager ligt dan xx”. De wetgever had duidelijk de intentie om enkel het volledige bedrag dat ook moet betaald worden aan de leveranciers, als norm te nemen.
Het limietbedrag in art. 92 dient men dus te lezen als 30.000,00 euro inclusief BTW, aangezien vele aanbestedende overheden geen BTW kunnen recupereren. Dit geldt eveneens voor het limietbedrag van de onderhandelingsprocedure zonder voorafgaande bekendmaking (139.000,00 euro) en voor alle Belgische en Europese procedures.
Voor sommige aankopen kan de aanbestedende overheid wel de BTW recupereren, bijvoorbeeld rioleringswerken. Dan gebeurt de raming uiteraard zonder BTW.
Conclusie
Wij adviseren u om een goede en realistische raming te maken. Maak gebruik van de techniek van de raamovereenkomsten met een of meerdere deelnemers en schrijf deze uit voor de maximum duur van 48 maanden. Zodoende wordt u werk bespaard gedurende enige tijd en kan u toch nog vlot aankopen en bestellen.
Nog vragen hierover?
Ik help u graag verder om de aanbestedingenknoop te ontwarren: bel mij op +32(0)3 235 71 53 of via anja@apexpro.be.
[1] Art. 16
De waarde van de opdracht moet worden geraamd. De Koning bepaalt de regels volgens de welke de raming van de waarde van de opdracht gebeurt.
Behoudens andersluidende bepaling moet elk bedrag in onderhavige wet begrepen worden als een bedrag zonder belasting op de toegevoegde waarde.
[2] Art. 6
De raming van het bedrag van de opdracht bij het opstarten van de procedure bepaalt de regels die gedurende het hele verloop ervan toepasselijk zijn, voor zover de toepassing van deze regels afhankelijk is van het geraamde waarde van de opdracht of van de verplichte voorafgaande Europese bekendmaking.
[3] Art. 7
§ 1
De geraamde waarde van een opdracht wordt berekend op basis van het totaal te betalen bedrag, zonder belasting over de toegevoegde waarde, zoals geraamd door de aanbestedende overheid. De raming houdt rekening met de duur en de totale waarde van de opdracht en met name met de volgende elementen:
1° alle vereiste of toegestane opties;
2° alle percelen;
3° alle herhalingen als bedoeld in artikel 42, § 1, 2°, van de wet;
4° alle vaste en voorwaardelijke gedeelten van de opdracht;
5° alle premies of betalingen waarin de aanbestedende overheid voorziet ten voordele van de kandidaten, deelnemers of inschrijvers;
6° desgevallend de herzieningsbepalingen;
7° de verlengingen.
§ 2
Indien een aanbestedende overheid uit afzonderlijke operationele eenheden bestaat, wordt de geraamde totale waarde van de opdrachten van al de operationele eenheden in beschouwing genomen.
Niettegenstaande het eerste lid kunnen, indien een afzonderlijke operationele eenheid zelfstandig verantwoordelijk is voor haar overheidsopdrachten of bepaalde categorieën daarvan, de waarden op het niveau van elke operationele eenheid worden geraamd.
§ 3
De keuze van de methode voor de berekening van de geraamde waarde van een overheidsopdracht mag niet bedoeld zijn om de opdracht aan de bekendmakingsregels te onttrekken. Een overheidsopdracht mag evenmin worden gesplitst om de opdracht aan de bekendmakingsregels te onttrekken, tenzij objectieve redenen dit rechtvaardigen.
§ 4
De geraamde waarde is geldig op het tijdstip waarop de aankondiging van opdracht wordt verzonden of, in gevallen waarin niet in een dergelijke aankondiging is voorzien, op het tijdstip waarop de plaatsingsprocedure voor de aanbestedende overheid aanvangt, bijvoorbeeld, op het tijdstip waarop de opdrachtdocumenten worden verzonden.
§ 5
Bij de berekening van de waarde van een raamovereenkomst en een dynamisch aankoopsysteem wordt uitgegaan van de geraamde maximale waarde, exclusief belasting over de toegevoegde waarde, van alle voor de totale duur van de raamovereenkomst of het dynamisch aankoopsysteem voorgenomen opdrachten.
§ 6
Bij de berekening van de waarde van een innovatiepartnerschap wordt uitgegaan van de geraamde maximale waarde, exclusief belasting over de toegevoegde waarde, van de onderzoeks- en ontwikkelingsactiviteiten die zullen plaatsvinden in alle fases van het voorgenomen partnerschap, alsmede van de leveringen, diensten of werken die zullen worden ontwikkeld en verworven.
§ 7
In het geval van overheidsopdrachten voor werken worden, bij de berekening van de geraamde waarde, de kost van de werken in aanmerking genomen, alsmede de geraamde totale waarde van de leveringen en diensten die door de aanbestedende overheid ter beschikking van de opdrachtnemer zijn gesteld indien deze nodig zijn voor de uitvoering van de werken.
§ 8
In het geval van overheidsopdrachten voor leveringen of voor diensten die met een zekere regelmaat worden verleend of die bestemd zijn om binnen een bepaalde termijn te worden hernieuwd, wordt voor de berekening van de geraamde waarde van de opdracht de volgende grondslag genomen:
1° ofwel de totale reële waarde van de tijdens het voorafgaande boekjaar of tijdens de voorafgaande twaalf maanden geplaatste soortgelijke opeenvolgende opdrachten, indien mogelijk gecorrigeerd voor verwachte wijzigingen in hoeveelheid of waarde gedurende de twaalf maanden volgend op de eerste opdracht;
2° ofwel de totale geraamde waarde van de opeenvolgende opdrachten die geplaatst worden gedurende de twaalf maanden volgend op de eerste levering, of gedurende het boekjaar, indien dit zich over meer dan twaalf maanden uitstrekt.
§ 9
In het geval van overheidsopdrachten voor leveringen die betrekking hebben op leasing, huur, of huurkoop van producten wordt voor de berekening van de geraamde waarde van de opdracht de volgende grondslag genomen:
1° bij overheidsopdrachten met een bepaalde duur, de totale geraamde waarde voor de gehele looptijd indien deze ten hoogste twaalf maanden bedraagt, dan wel de totale waarde indien de looptijd meer dan twaalf maanden bedraagt, met inbegrip van de geraamde restwaarde;
2° bij overheidsopdrachten voor onbepaalde duur of waarvan de looptijd niet kan worden bepaald, het maandelijks te betalen bedrag vermenigvuldigd met achtenveertig.
§ 10
De raming van opdrachten voor diensten omvat de totale vergoeding van de dienstverlener.
Voor de berekening van dit bedrag worden in aanmerking genomen:
1° verzekeringsdiensten: de te betalen premie en andere vormen van vergoeding;
2° bankdiensten en andere financiële diensten: te betalen honoraria, provisies en rente, alsmede andere vormen van vergoeding;
3° opdrachten betreffende een ontwerp: te betalen honoraria, provisies en andere vormen van vergoeding.
§ 11
In het geval van overheidsopdrachten voor diensten waarvoor geen totale prijs is vermeld, wordt voor de berekening van de geraamde waarde van de opdracht de volgende grondslag genomen:
1° bij opdrachten met een vaste looptijd die gelijk is aan of korter is dan achtenveertig maanden: de totale waarde voor de gehele looptijd;
2°bij opdrachten voor onbepaalde tijd of waarvan de looptijd langer is dan achtenveertig maanden: de maandelijkse waarde vermenigvuldigd met achtenveertig.
[4] Art. 29
Behoudens andersluidende bepaling in de opdrachtdocumenten zijn inbegrepen in de eenheidsprijzen en de globale prijzen van de opdracht alle heffingen welke de opdracht belasten, met uitzondering van de belasting over de toegevoegde waarde.
Wat de belasting over de toegevoegde waarde betreft, schrijft de aanbestedende overheid voor:
1° hetzij dat zij in een afzonderlijke post van de samenvattende opmeting of van de inventaris wordt vermeld om bij de prijs van de offerte te worden gevoegd. Indien de inschrijver verzuimt deze post in te vullen, wordt de geboden prijs door de aanbestedende overheid met deze belasting verhoogd;
2° hetzij dat de inschrijver verplicht is in de offerte de aanslagvoet van de belasting over de toegevoegde waarde te vermelden. Indien verschillende aanslagvoeten toepasselijk zijn, dient de inschrijver voor elke aanslagvoet de desbetreffende posten van de samenvattende opmeting of van de inventaris op te geven.
Wanneer de belasting over de toegevoegde waarde een kost met zich meebrengt voor de aanbestedende overheid, gebeurt de evaluatie van de offertebedragen met inbegrip van de belasting over de toegevoegde waarde.
Belangrijke juridische kennisgeving - Disclaimer
Hoewel bij de realisatie van deze nieuwsbrief een zo groot mogelijke nauwkeurigheid en correctheid werd nagestreefd, kan voor de aanwezigheid van eventuele (druk)fouten, onvolkomen- en onvolledigheden niet worden ingestaan en kan hieruit geen aansprakelijkheid voortvloeien. De gebruiker van deze nieuwsbrief erkent en aanvaardt, door de loutere aanwending van de inhoud ervan, voormelde afwijzing van aansprakelijkheid.
