De laatste jaren is het landschap van de wetgeving overheidsopdrachten grondig vernieuwd: een nieuwe wetgeving, het UEA, het multi-KB en het elektronisch werken werden geïntroduceerd. E-Invoicing is de laatste nieuwe introductie, maar is het een “moet-je” of een “mag-je” voor de lokale besturen? Is het daadwerkelijke vernieuwing of ballast? Met een overzicht en wat nuttige tips proberen we je op weg te helpen.

Wetgeving – waar staat het?

De bepalingen rond e-Invoicing of e-facturatie vinden we terug in de wet van 7 april 2019[1]. In deze wet worden een resem bestaande wetten gewijzigd:

• de wet van 17 juni 2016 inzake overheidsopdrachten (verder: WOO);
• de wet van 17 juni 2016 betreffende de concessieovereenkomsten;
• de wet van 13 augustus 2011 inzake overheidsopdrachten en bepaalde opdrachten voor werken, leveringen en diensten op defensie- en veiligheidsgebied;
• de wet van 4 mei 2016 inzake het hergebruik van overheidsinformatie.

Waarom doen we het?

Simpel, dit is de omzetting van richtlijn 2014/55/EU van 16 april 2014 van het Europees Parlement en de Raad inzake elektronische facturering bij overheidsopdrachten. Deze Europese richtlijn verplicht aanbesteders om elektronische facturen, die aan de vastgelegde Europese norm (EN 16931-1:2017) voldoen, te aanvaarden en te verwerken.

Moet dat dan?

Kortweg: ja. België kan niet weer eens op de vingers getikt worden door Europa. Maar in plaats van deze nieuwe regels als een last te zien, kunnen we hier een opportuniteit van maken die ons veel werk kan besparen. Zoals zo vaak vergt dit in het begin wat moed en doorzettingsvermogen, maar het loont echt wel de moeite als men de wijzigingen grondig en stapsgewijs invoert. Ik geloof niet (in deze materie althans) in de “Big Bang” theorie, maar met een methodische en weloverwogen implementatie is iedereen geholpen.

Nieuwe definities

In de WOO werden nieuwe definities en artikels opgenomen.

In artikel 2 werden aan de lange reeks definities twee nieuwe toegevoegd:

• 58° elektronische factuur: een factuur die is opgesteld, verzonden en ontvangen in een gestructureerde elektronische vorm die automatische en elektronische verwerking ervan mogelijk maakt;
• 59° kernelementen van een elektronische factuur: een verzameling van essentiële gegevenscomponenten die een elektronische factuur moet bevatten om grensoverschrijdende interoperabiliteit mogelijk te maken, met inbegrip van de gegevens die nodig zijn om de naleving van de wettelijke voorschriften te waarborgen.

Er wordt dus duidelijk meegegeven wat een “elektronische” factuur nu eigenlijk is, en wat er moet instaan.

Wat is elektronische facturering?

In het nieuwe artikel 14/1 WOO wordt de “elektronische facturering” an sich toegelicht.

“De ondernemers moeten hun facturen elektronisch naar de aanbesteders versturen. Deze laatsten vermelden deze verplichting in de opdrachtdocumenten.

De aanbesteders ontvangen en verwerken de elektronische facturen die naar hen worden verstuurd.

Het eerste lid is niet van toepassing op de opdrachten geplaatst door autonome overheidsbedrijven als bedoeld in artikel 54/1 van de wet van 21 maart 1991 betreffende de hervorming van sommige economische overheidsbedrijven of door personen die genieten van bijzondere of exclusieve rechten. Het eerste lid is evenmin van toepassing op de opdrachten die worden geplaatst in het kader van ontwikkelingssamenwerking, die worden geplaatst door diplomatieke vertegenwoordigingen of consulaten of die worden geplaatst in het kader van de deelname aan een internationale tentoonstelling van het Internationaal Bureau van Tentoonstellingen.

Dit artikel is niet van toepassing op opdrachten waarvan het geraamde bedrag lager is dan of gelijk is aan het bedrag bepaald door de Koning” (eigen nadruk).

De eerste regel (hierboven in vet) geldt voor iedereen die behoort tot de klassieke sector. Je leest het goed, sommigen onder ons hebben goed gelobbyd en moeten geen elektronische facturering toepassen.

De enige uitzondering voor de klassieke sector is dat de Koning kan bepalen dat bij sommige opdrachten met een bepaalde waarde de elektronische facturering niet moet worden toegepast. Logischerwijze lijkt het dat men hier kan lezen in mensentaal dat het gaat om opdrachten beneden de drempel van 144.000 euro exclusief BTW in (de onderhandelingsprocedure zonder voorafgaande bekendmaking onder toepassing van art. 42, §1, 1°, a) juncto art. 90, 1° van het Koninklijk Besluit van 18 april 2017 plaatsing overheidsopdrachten in de klassieke sectoren (verder “KB Plaatsing”).

Aan welke norm moet de factuur voldoen?

In het nieuwe artikel 14/2 komt de aap uit de mouw en lezen we dat het niet om een e-mail met een aangehecht Word-, Excel- of pdf-bestand mag gaan. Het gaat om een gestructureerde elektronische factuur in een xml-formaat volgens de PEPPOL BIS standaard. Alle elektronische facturen moeten voldoen aan de Europese norm opgesteld door het Europees Comité voor Normalisatie (CEN). Deze Europese norm (EN 16931-1:2017) is beschikbaar sinds juli 2017[2]. Deze technische omschrijving is vooral interessant voor softwareontwikkelaars die jouw boekhoudpakket moeten klaarmaken om via deze norm facturen te ontvangen, verwerken en betalen. In artikel 14/2 wordt bepaald:

“De elektronische facturen moeten voldoen aan de Europese norm voor elektronische facturering EN 16931-1:2017 en CEN/TS 16931-2:2017.

Indien de Europese Commissie overeenkomstig artikel 5 van richtlijn 2014/55/EU een geactualiseerde norm vaststelt moet de verwijzing naar de Europese norm voor elektronische facturering EN 16931-1:2017 en CEN/TS 16931-2:2017 worden gelezen als een verwijzing naar de geactualiseerde norm.

Een elektronische factuur bevat minimaal de volgende kernelementen:

1° proces- en factuurkenmerken;

2° factuurperiode;

3° informatie over de verkoper;

4° informatie over de koper;

5° informatie over de begunstigde van de betaling;

6° informatie over de fiscaal vertegenwoordiger van de verkoper;

7° verwijzing naar de overeenkomst;

8° leveringsdetails;

9° betalingsinstructies;

10° informatie over kortingen of toeslagen;

11° informatie over de factuurposten;

12° totalen op de factuur;

13° uitsplitsing van de btw per tarief”.

GDPR

Ook hieraan werd gedacht. In artikel 13 WOO is een nieuwe paragraaf 4 toegevoegd:

“§ 4. De persoonsgegevens die werden verkregen met het oog op de verwerking van de facturen mogen uitsluitend voor dat doel of daarmee vergelijkbare doeleinden worden gebruikt. De regelingen voor de bekendmaking van persoonsgegevens die in verband met elektronische facturering zijn vergaard, moeten stroken met het doel van die bekendmaking en met het beginsel van de bescherming van de privacy”.

Vanaf wanneer is het verplicht?

Naar Belgische gewoonte is dit verre van duidelijk.

Verplicht wordt de regeling pas vanaf een “door de Koning te bepalen datum” (art. 26, lid 3, wet 7 april 2019. Bij het ter perse gaan van deze nieuwsbrief was nog niet bekend, wanneer dit KB zou worden uitgevaardigd.

MAAR, in de WOO zelf is een nieuwe overgangsbepaling opgenomen: art. 192/1 – Elektronische facturering. Daarin wordt bepaald:

“De ondernemers kunnen hun facturen elektronisch versturen naar de aanbesteders. De aanbesteders ontvangen en verwerken de elektronische facturen die naar hen worden verstuurd” (eigen nadruk).

Concreet betekent dit dat de ondernemers al vanaf de datum van inwerkingtreding van de wijzigende wet van 7 april 2019 (eigenaardig genoeg vastgesteld op 1 april 2019, dus met een kleine terugwerking in de tijd) van het nieuwe systeem gebruik konden maken, en dat aanbesteders vanaf 1 april 2019 elektronische facturen in het PEPPOL BIS-formaat moesten accepteren. De FOD BOSA heeft hiervoor het Mercurius-platform ontwikkeld. Dit is een digitale, centrale postkamer voor aanbesteders. Aanbestedende overheden kunnen gratis gebruik maken van deze oplossing. Meer informatie hierover vindt u terug op enkele websites van de Federale Overheid[3].

Het is mij onduidelijk of dit onderdeel van richtlijn 2014/55/EU, waarin als deadline voor de invoering en handhaving van e-facturering 17 april 2019 is vastgesteld, op afdoende wijze is ingevoerd door de verplichting tot gebruik van e-facturering te beperken tot wie er zin in heeft.

Conclusie

De implementatie van e-Invoicing kan zeker niet over een nacht ijs gebeuren. Dit is niet alleen een IT-project, maar ook een aankoopproject, waarbij alle procedures, sjablonen en gewoonten veranderd zullen worden. Het is de ideale opportuniteit om al je aankoopprocedures en -processen terug onder de loep te nemen. Het zet je ook aan om na te denken over efficiëntie, tijdswinst en duurzaam werken.

Werk stap voor stap en laat je niet gek maken door softwareverkopers. Betrek de nodige departementen binnen je organisatie, zoals IT, aankoop, boekhouding en bestuur. De hamvraag daarbij is: wat kunnen we eenvoudig en gratis oplossen en waar hebben we hulp bij nodig?

Omhels de verandering en transformeer je facturatieproces tot een efficiëntieoefening, waarbij je als aanbesteder mee de digitale weg inslaat, die onvermijdelijk op ons afkomt.